Gestione del tempo: l’agenda a blocchi.

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Una delle primissime cose ho dovuto (re)imparare quando ho trasformato la mia vita in quella di una freelance è stata la gestione del tempo. Armata di agenda e matita, ho cercato il mio sistema per essere produttiva senza impazzire.

Sono sempre stata una persona organizzata: sul diario delle elementari scrivevo i compiti belli in ordine e riservavo pagine ben precise alle dediche e ai disegnini dei miei compagni di classe.

Quando ho iniziato a lavorare in Agenzia ero spesso quella precisina. Poi, dopo essermi licenziata, sono stata travolta da questa realtà che non avevo mai conosciuto: per la prima volta, nella mia vita, non avevo orari da rispettare. Panico.

Ammetto che ci ho messo un bel po’, a trovare il mio personale ordine in questa sterminata libertà.

Oggi ti racconto un po’ quale è, perché se funziona per me magari funziona per te – o, comunque, può servirti come punto di partenza per elaborare il tuo sistema.

Io per prima ho imparato da qualcun altro: il mio Mentore è stata Giada Carta che, con la sua guida, mi ha aiutato a rifinire e dare un senso a comportamenti che magari mettevo in atto ad istinto – o che non prendevo proprio in considerazione. Grazie, Giada!

Stabilisco il tempo a mia disposizione

In un giorno ci sono 24h, ma non sono tutte disponibili. Io, per esempio, dormo un sacco. E, comunque, non voglio passare tutto il mio tempo da sveglia a lavorare; una porzione – e pure abbondante – del mio tempo lo lascio vuota, per fare quello che mi va di fare: giocare ad Assassin’s Creed, leggere, fare una passeggiata…

Quindi, il primo passo è proprio questo: decidi quante ore puoi dedicare al lavoro, lasciandoti da parte abbastanza tempo per vivere.

Quel tempo, poi, non riempirlo tutto di cose da fare: lasciati sempre un po’ di ore vuote, a disposizione per eventuali imprevisti. Se hai deciso che in una settimana vuoi lavorare 40 ore, prenditi impegni per solo – diciamo – 35. Quello che avanza serve per coprire l’emergenza, la consegna imprevista. Se poi non succede nulla tanto meglio, potrai portarti avanti con gli impegni della settimana successiva; ma, se succede

Organizzo la giornata per blocchi di attività.

Ora che ho ben chiaro quanto tempo ho a disposizione, posso finalmente destinarlo alle varie cose che ho segnato nella mia To-Do List. E disegno sui fogli della mia agenda dei veri e propri blocchi, dei rettangoli.

Ogni rettangolo corrisponde ad un tipo di attività, che organizzo per tipo: se questa settimana voglio scrivere quattro articoli per il blog, non ne scriverò uno il lunedì, due il giovedì e il quarto la domenica; no, mi organizzerò per fare una sola attività per volta, e tutta insieme.

È la scienza del Meal Prep applicata al lavoro. Hai presente, quella abitudine di cucinare un sacco di roba in un solo pomeriggio per ritrovarsi, poi, con tante cose già cotte e pronte da assemblare? Ecco, è pratico perché ti fa risparmiare tempo. Quale che sia il tuo mestiere, funziona allo stesso modo: se, ad esempio, realizzi gonne fatte a mano avrai già scoperto che è meglio tagliare prima tutti i pezzi di stoffa insieme e, poi, cucire tutte le gonne – piuttosto che tagliare e cucire, tagliare e cucire, tagliare e cucire…

Mi muovo per Liste.

Dentro ai miei blocchi, che come detto organizzo per attività, scrivo poi una Lista, in ordine, dei vari passaggi che devo compiere. Se sto scrivendo i famosi articoli per il blog, sarà organizzata più o meno così:

  • stabilire parole chiave
  • scrivere articoli e titoli
  • ricerca e ritocco immagini
  • programmazione sul blog

In questo modo ho sempre sott’occhio la progressione esatta delle mie attività, sono sicura di non disperdere energie in attività confuse o poco utili, ottimizzo il mio tempo.

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