Nel gestire la tua attività come Libera Professionista o freelance devi imparare a riconoscere a colpo d’occhio quali sono le cose che richiedono la tua immediata attenzione, e quali puoi rimandare. Non puoi mica fare tutto, e tutto insieme, no? Se ancora non hai sviluppato la capacità di distinguere al volo ciò che davvero è urgente da ciò che non lo è, eccoti un sistema semplicissimo per organizzare i tuoi impegni.
La prima volta che ho sentito parlare della matrice di Eisenhower mi sono chiesta: “ma chi, l’ex Presidente USA?”. Ebbene, a quanto pare è proprio di lui che stiamo parlando. Quando Dwight era Generale e comandava le forze alleate in Europa, durante il secondo conflitto mondiale, pare che dividesse la sua scrivania in quattro zone in cui ordinava le diverse pratiche, dopo aver deciso quali richiedevano la sua immediata attenzione, quali potesse delegare e quali, invece, erano inutili e, tutt’al più, meritavano giusto lo sforzo di essere frullate fuori dalla finestra (lo sappiamo tutti che di attività del genere ne spuntano sempre).
Sempre ad Eisenhower è attribuito anche il motto: “ciò che è importante raramente è urgente, e ciò che è urgente raramente è importante”. Come a dire, insomma, che le cose di valore richiedono tempo e cura.
Ma perché ti racconto di questo intrigante aneddoto storico? Perché quella divisione in quadranti di cui sopra è stata analizzata, approfondita e poi schematizzata da Stephen Covey nel suo libro Le 7 regole per avere successo e, oggi, è un sistema utilizzato da manager e imprenditori e per ordinare le priorità, individuare urgenze e riconoscere le perdite di tempo e quindi, in pratica, a organizzare le To Do List.
Perché, come Solopreneur, devi riconoscere le tue priorità.
Le giornate sono fatte di sole ventiquattro ore e, per giunta, alcune di queste devi dedicarle ad attività come dormire, nutrirti, lavarti: tutta una serie di cose necessarie alla manutenzione dello strumento più importante per il tuo business, tu.
Nel monte di ore che hai deciso di dedicare alla tua attività possono rientrare solo un tot di azioni, e anche se a tutte piacerebbe essere onnipotenti è necessario riconoscere che la realtà è un’altra. Insomma: non possiamo fare tutto. Soprattutto, però, non possiamo fare tutto insieme. Altrimenti finisce che diamo il via a dieci attività e non ne portiamo a termine nemmeno una – e di sicuro non con cura e qualità.
Ecco perché è importante riconoscere le priorità: per capire quali azioni è bene svolgere per prime, e poterlo fare senza interruzioni o distrazioni.
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Importante VS Urgente.
Ispirate dal motto di Eisenhower, prendiamoci giusto un istante per riflettere sulla differenza tra “importante” e “urgente”.
Il concetto di importanza è probabilmente soggettivo, e nel tuo business solo tu (oppure la persona a cui scegli di delegare la gestione) puoi decidere cosa lo sia, e cosa no: dipende dai valori che ti guidano, dalla tua missione, dai tuoi obiettivi. Anche per questo motivo è importante approfondire la tua Visione e sapere quale è la tua stella polare nel lavoro: per saper definire le tue priorità – pure quando parliamo di organizzazione del tempo e degli impegni.
Le urgenze, invece, sono più facili da individuare in modo oggettivo perché dipendono solo dalla variabile del tempo: parliamo di deadline da rispettare, appuntamenti, scadenze.
La matrice di Eisenhower per la tua attività da Solopreneur.
Insomma, eccola qui!
Come vedi, è divisa in quattro aree disposte in base ai due parametri di cui abbiamo appena discusso: importanza, e urgenza. Esaminiamo queste aree una per una, in senso orario.
Nel quadrante in alto a sinistra rientrano quelle attività che hanno parecchia importanza, ma non sono urgenti. Si tratta di tutte quelle cose che vanno pianificate con un congruo anticipo così da avere, poi, tutto il tempo necessario per potertici dedicare con calma e attenzione. Ad esempio, parliamo del lancio di nuovi servizi o prodotti, di grossi investimenti o corsi di formazione impegnativi. Questo è il quadrante della qualità (il mio preferito).
Nel quadrante in alto a destra, invece, troviamo le scadenze: attività che sono davvero impellenti, che richiedono senza dubbio la tua partecipazione e non puoi delegare, che se non porti a termine bloccano altri processi. Ad esempio una deadline molto vicina, una riunione vicina per cui devi prepararti o una crisi improvvisa. Ecco, diciamo che – a parte l’imprevisto – tutte le altre situazioni che ricadono in questo quadrante non dovrebbero davvero coglierti di sorpresa: quella deadline probabilmente sapevi da tempo che sarebbe arrivata, così come quella riunione, giusto? Se tutte le attività finiscono per trasformarsi in crisi, ti consiglio di provare a pianificare in anticipo tutti gli step da fare e segnarli sulla tua agenda – così minimizzi il rischio di rimandare fino all’ultimo.
Nel quadrante in basso a destra troviamo quelle attività che si mascherano da urgenze ma che, se ci pensiamo per bene, non lo sono poi davvero. L’esempio più classico sono le email: per caso anche a te capita di controllare di frequente la casella postale e interrompere ciò che stai facendo per rispondere a quella Cliente perché “tanto ci metti due minuti”? Ecco, quei due minuti ti sembreranno anche poco ma ti faranno perdere la concentrazione, e per riprendere il ritmo ci metterai un po’ e, alla fine, avrai ceduto un po’ di qualità per compiere una azione alla quale potevi, in tutta serenità, dedicarti a fine giornata. Queste attività sono quelle che puoi delegare – ad una persona ma anche ad uno strumento; ad esempio, puoi attivare un risponditore automatico per le email che avvisino chi ti scrive che hai ricevuto il messaggio e che entro 48 ore avranno la tua replica.
Infine analizziamo l’ultimo quadrante, quello in basso a sinistra, dove rientrano… beh, gli sprechi di tempo: tutte quelle attività che non sono importanti e nemmeno urgenti e che, a ben guardare, non è chiaro perché ancora non le abbiamo cancellate. Si tratta di tutte quelle scuse che ci raccontiamo perché, magari, abbiamo paura di buttarci; il perfezionismo dannoso; l’ennesimo corso di formazione in cui ripassiamo sempre gli stessi concetti perché non ci sentiamo mai davvero pronte o autorizzate a dimostrare il nostro valore. Ecco, tutte queste cose le eliminiamo subito, che ne dici?
La cosa figa della matrice di Eisenhower è che puoi realizzarla in modo velocissimo: bastano due gesti rapidi per tracciare le righe sul foglio e iniziare ad ordinare i tuoi impegni. Ad esempio, puoi usarla il lunedì mattina quando è il momento di organizzare la tua settimana lavorativa. Ma, una volta che ci avrai preso la mano e avrai affinato la tua capacità di distinguere al volo una attività importante e urgente da uno spreco di tempo, non avrai nemmeno più bisogno di carta e penna. Sarà tutto già dentro di te.
