Come semplificare i Flow nella gestione del business.

Quando la tua attività è nelle tue mani e ti occupi di molti – se non tutti – gli aspetti della gestione, la parola d’ordine è: automatizzare. Ci sono molti strumenti e molti sistemi per organizzare i flussi di lavoro e risparmiare tempo; che potrai poi investire in maggiore produttività o, perché no, un pomeriggio alla Spa.

Confrontando la mia esperienza da solopreneur con quella di altri ho capito quanto sia sfidante, per tutti, passare da un ruolo all’altro nella gestione dei nostri business. Per quanto la tua attività possa essere piccola, e anche se sei a tutti gli effetti l’unica persona che se ne occupa, ci sarà comunque un organigramma dei vari ruoli che sono necessari per mandare avanti la baracca.

Solo che, in questo caso, tutti i ruoli li rivesti tu.

Sei presidenza e amministrazione; sei magazzino e segreteria; risorse umane e produzione. Se ti occupi di tutte queste cose allora anche tu, come me, hai bisogno di tutti gli strumenti e i trucchi per semplificare i tuoi compiti e, quando e dove possibile, automatizzarli. Perché così raggiungerai un duplice obiettivo:

  • risparmiare tempo
  • minimizzare gli errori.

Cosa puoi delegare?

Prima di impazzire dietro a tutto quanto, fermati un attimo e chiediti: cosa sarebbe la prima cosa che delegherei se potessi? E, subito dopo, verifica se non puoi in effetti già permettertelo.

Io, ad esempio, ho deciso di affidarmi ad un Commercialista anche se la forma fiscale che ho scelto per la mia attività non mi obbliga a farlo. Ho una avvocatessa bionda a cui mi rivolgo per redigere i miei documenti (e ogni volta che ho un cruccio esistenziale sulla legittimità di una mia idea). In futuro mi rivolgerò a qualcuno per pianificare le mie strategie di Marketing e prima o poi mi piacerebbe delegare ancora di più.

I miei strumenti preferiti per semplificare i flussi di lavoro.

Carta e penna. Non te l’aspettavi, eh? Per me i supporti analogici sono ancora indispensabili; sul foglio di carta traccio le mie mappe mentali, scarabocchio i miei schemi e metto in ordine le idee. Sono una di quelle persone che ha bisogno di un supporto visivo per capire se un’idea è buona oppure no: finché non la vedo messa in ordine su un foglio non la capisco fino in fondo. Infatti non posso nemmeno fare a meno di una agenda fisica.

Fogli Excel. E dire che li ho disprezzati per tanti, tantissimi anni. Ora ho tantissimi fogli Excel per diversi scopi. Di sicuro ci tengo la contabilità; perché è vero che mi affido ad un Commercialista, ma devo avere sempre un’idea di come stanno andando le entrate e le uscite per tenere sempre tutto sotto controllo. Ho anche un documento in cui ho scritto, punto per punto e su una scala temporale, cosa e come fare per i vari servizi che offro; perché a volte mi sento la testa così piena di informazioni che ho paura di perdermi pezzi per strada, e allora posso sempre ricorrere a questo documento per verificare di essere sul pezzo.

Canva: sì, sono una grafica; e sì, conosco bene Photoshop e Illustrator e il resto della famigliola di software di progettazione grafica o editing fotografico. Però Canva mi ha permesso di accelerare non di poco tutto il lavoro di creazione di contenuti. Mi piace perché ti permette di creare pezzi per il web secondo le tue regole, e poi usare quei modelli come base per cambiare, di volta in volta, il contenuto. Poi, grazie alla app, posso lavorare anche direttamente dallo smartphone per qualcosa di espresso.

ToDoist: è un software online – di cui puoi anche scaricare la app – che ti permette di creare le tue Liste di cose da fare; puoi ordinare le attività per data e ora, importanza e categoria. La domenica pomeriggio, quando pianifico la mia settimana, trascrivo le mie Liste su questa app che si sincronizza su tutti i miei devices e, piano piano, cancello le voci man mano che svolgo le attività che mi sono prefissata.

MailerLite. Questa piattaforma è nata per la gestione delle Newsletter ma, grazie alla facilità con cui è possibile gestire i Gruppi e le Automazioni, io la sfrutto anche per altro. Ad esempio per inviare automaticamente Ayame a chi ha acquistato il workbook. È in inglese ma l’interfaccia è così ben studiata che l’uso è molto intuitivo. Se vuoi approfondire, dai un’occhiata ai corsi di Giada Carta o di Ljuba Davié.

Google Drive. Lo spazio di archiviazione in Cloud legato al mio account Google. La possibilità di saltare dal computer, allo smartphone, al portatile… e trovare ovunque i miei file è una svolta grandiosa alla mia vita e una spinta eccezionale alla produttività.

Calendly. Ho iniziato ad usarlo da poco ma mi ha già convinto. È uno strumento che ti permette di automatizzare alcuni processi legati all’organizzazione dell’agenda. Nella versione gratuita puoi creare un solo tipo di evento, e poi stabilire degli appuntamenti disponibili. Se ad esempio offri consulenze gratuite, puoi usare Calendly per aiutare i tuoi Clienti a scegliere lo slot più comodo per loro e fissare l’incontro, senza che tu debba star dietro al processo.

Quali sono i tuoi strumenti preferiti, invece?

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